Die Remmers Gruppe setzt auf die Global E-Invoice Cloud der Softway AG

Die Remmers Gruppe ist einer unserer Pilotkunden und nutzt die Global E-Invoice Cloud der Softway AG, um gesetzliche Anforderungen im E-Invoicing nicht nur zuverlässig zu erfüllen, sondern daraus einen strategischen Mehrwert zu schaffen: standardisierte Prozesse, internationale Skalierbarkeit, mehr Transparenz und Self-Service für die Fachbereiche.

Nach ersten fragmentierten Einzellösungen setzt die Remmers Gruppe nun auf eine zentrale, skalierbare Lösung für den internationalen E-Rechnungsversand – zunächst unter anderem für Belgien und Polen, mit weiteren Ländern im Rollout.

Ausgangssituation

E-Invoicing war für die Remmers Gruppe kein völlig neues Thema. Als international tätiges Unternehmen hatte Remmers bereits länderspezifische Einzellösungen im Einsatz – beispielsweise in Ungarn. Diese Lösungen waren jedoch fragmentiert und brachten Herausforderungen im täglichen Betrieb mit sich: Monitoring, Datenverarbeitung, Fehlersuche und Verantwortlichkeiten zwischen IT, Fachbereich, Landesgesellschaften und externen Partnern waren nicht durchgängig klar geregelt.

Mit zunehmenden gesetzlichen Anforderungen in Europa wurde deutlich: E-Invoicing sollte nicht länger über isolierte Einzellösungen abgebildet werden. Remmers wollte einen skalierbaren Ansatz schaffen, der perspektivisch für alle Landesgesellschaften nutzbar ist – und gleichzeitig die Chance bietet, Prozesse zu standardisieren und Fachbereiche stärker zu befähigen.

Welche Herausforderungen gab es vor und während der Einführung?

Die zentrale Herausforderung bestand darin, die Komplexität internationaler E-Rechnungsanforderungen in eine einheitliche, beherrschbare Prozesslandschaft zu überführen.

Im Fokus standen insbesondere:

• Ablösung fragmentierter Einzellösungen je Land
• Unterschiedliche rechtliche und technische Anforderungen der Landesgesellschaften
• Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess
• Fehlersuche und Nachverfolgung bei nicht erfolgreich übertragenen Rechnungen
• Standardisierung von Prozessen über Ländergrenzen hinweg
• Reduzierung der IT-Abhängigkeit im Tagesgeschäft
• Abbildung länderspezifischer Formate, Übertragungswege und Anforderungen

Besonders wichtig war Remmers der Gedanke des Self-Service: Fachbereiche sollten weiterhin verantwortlich bleiben und Fehler eigenständig erkennen, klären und beheben können – ohne dass jede Anfrage automatisch in der IT landet.

Wie war die Vorgehensweise im Projekt?

Vor der technischen Umsetzung analysierte Remmers zunächst die bestehenden Prozesse in den Landesgesellschaften. Dabei wurden sowohl Rechnungsausgang als auch Rechnungseingang betrachtet, Medienbrüche identifiziert und lokale Anforderungen aufgenommen.

Auf dieser Basis wurde ein Zielprozess definiert, der möglichst einheitlich für alle Länder funktionieren sollte. Ziel war keine neue Insellösung, sondern ein international skalierbarer Standardprozess.

Bei der Auswahl des Dienstleisters überzeugten Remmers vor allem:

• die technische Expertise der Softway AG
• das Prozessverständnis im SAP- und Output-Management-Umfeld
• der Hands-on-Ansatz in der Zusammenarbeit
• die Managed-SaaS-Architektur der Global E-Invoice Cloud
• die klare Trennung der Verantwortlichkeiten
• die Möglichkeit, internationale Anforderungen flexibel abzubilden
• die bereits positiven Erfahrungen mit Softway im Formularumfeld

Technisch erfolgt die Anbindung über die SAP BTP. Rechnungen werden im ERP wie gewohnt erzeugt und über eine eigene Nachrichtenart als IDoc an die Global E-Invoice Cloud übergeben. Dort erfolgen Mapping, Validierung und die Weiterleitung an das jeweilige Netzwerk. Im Anschluss werden die Daten ans Quellsystem zurückgegeben und am Beleg archiviert.

Ein wesentlicher Vorteil: Die Lösung war schnell einsatzbereit. Für das erste Land war Remmers nach rund einem Monat in der technischen Anbindung, im zweiten Monat bereits im Testing und im dritten Monat live. Weitere Länder konnten anschließend deutlich schneller umgesetzt werden, da die grundlegende Anbindung bereits stand.

Welches Ergebnis konnte erzielt werden? Welche Resultate gab es?

Mit der Global E-Invoice Cloud konnte Remmers den E-Invoicing-Prozess von einer regulatorischen Pflicht zu einem strategischen Digitalisierungsbaustein weiterentwickeln.

Die wichtigsten Ergebnisse:

• zentrale Lösung statt länderspezifischer Einzellösungen
• produktiver Einsatz für Belgien und Polen
• sukzessiver Rollout weiterer Länder
• transparente Statusverfolgung über Monitoring
• bessere Fehleranalyse durch vollständige Bewegungshistorie und Attachments
• Self-Service-Fähigkeit für Fachbereiche und Service Center
• geringere Belastung der IT im operativen Tagesgeschäft
• Standardisierung von Prozessen über Landesgesellschaften hinweg
• skalierbare Grundlage für weitere internationale Anforderungen

Besonders wertvoll ist für Remmers die Kombination aus Standardisierung und Flexibilität: Die Prozesse laufen einheitlich, gleichzeitig können länderspezifische Anforderungen über Customizing und Mapping sauber abgebildet werden. Die Fachbereiche verwalten sich selbständig und müssen nur bei komplexeren Problemen auf das Know-How der Softway Entwicklerinnen und Entwickler zurückgreifen.

Ausblick

E-Invoicing ist für Remmers kein abgeschlossenes Einzelprojekt, sondern ein fortlaufender Ausbau. Weitere Länder wie Frankreich, Ungarn und Italien befinden sich in Vorbereitung. In Ungarn soll dabei auch eine bestehende Altlösung abgelöst werden. Zusätzlich arbeitet Remmers daran, weitere Anhänge in den Prozess zu integrieren und diese perspektivisch ebenfalls sauber zu archivieren.