Masa Group setzt auf die Global E-Invoice Cloud der Softway AG

Die Masa Group – ein international tätiger Mittelständler aus Deutschland, der sich auf die Planung und Herstellung von Anlagen und Maschinen für die Baustoffindustrie spezialisiert hat – stand vor einer zentralen Herausforderung: Rechtskonformer und einfacher E-Rechnungsversand aus SAP.

Um der Herausforderung zu begegnen, entschied sich das Unternehmen dazu, die Global E-Invoice Cloud der Softway AG einzusetzen. Innerhalb kurzer Zeit konnte die skalierbare Lösung implementiert und zunächst für den Standort Deutschland aufgebaut werden. Weitere Länder können seitdem schnell und unkompliziert implementiert werden. Der E-Rechnungsversand aus SAP folgt dabei den speziellen Ländervorgaben und ist dank Clean Core Prinzip besonders geeignet für komplexe SAP-Systeme.

Ausgangssituation

Als global agierendes Unternehmen sah sich die Masa Group mit einer steigenden Komplexität regulatorischer Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert. Unterschiedliche gesetzliche Vorgaben in verschiedenen Ländern sowie bevorstehende Verpflichtungen – insbesondere in Deutschland – machten ein frühzeitiges Handeln erforderlich.

„Als international tätiges Unternehmen mussten wir uns mit dem Thema E-Rechnung und den verschiedenen Anforderungen der Länder auseinandersetzen. Hierbei konnten wir nicht abwarten, bis die verpflichtenden Zeitpunkte zur Einführung erreicht sind. Deshalb war unser Ziel klar: Bis Anfang 2026 sollte die E-Rechnung DE – DE eingeführt sein, damit wir anschließend weitere Standorte live nehmen konnten. Dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit der Softway AG lies sich unser Vorhaben sicher umsetzen.“
Christian Miltz, Director of Group IT, Masa GmbH

Ziel war es, eine Lösung zu etablieren, die nicht nur nationale Anforderungen erfüllt, sondern auch eine internationale Skalierung ermöglicht.

Welche Herausforderungen gab es vor und während der Einführung?

Vor und während der Einführung der E-Rechnung standen mehrere zentrale Herausforderungen im Fokus:

• Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Formate je Land
• Anbindung der Lösung in eine bestehende On-Premise-SAP-Landschaft bei Masa
• Sicherstellung einer zukunftsfähigen und skalierbaren Architektur
• Hohe technische Komplexität durch verschiedene Übertragungswege (z. B. PEPPOL, E-Mail, APIs)
• Notwendigkeit einer durchgängigen Prozesskette inkl. Validierung und Archivierung

Gleichzeitig sollte die Lösung für die Anwender möglichst unsichtbar im Hintergrund arbeiten.

Wie war die Vorgehensweise im Projekt?

Im Auswahlprozess stellte sich für die Masa Group zunächst die grundsätzliche Frage: Eigenentwicklung innerhalb von SAP oder Nutzung eines spezialisierten Dienstleisters?

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der Softway AG waren:

• Die BTP-basierte Architektur als zukunftssichere Plattform
• Die Möglichkeit zur internationalen Skalierung
• Die Integration eines starken Partners für länderspezifische Anforderungen
• Bestehende positive Erfahrungen mit Softway im Bereich Output Management (SSP Forms)
• Eine „Lösung aus einem Guss“, die für Endanwender keine zusätzliche Komplexität erzeugt

Die technische Anbindung erfolgte über etablierte SAP-Technologien (u. a. IDoc), wodurch bestehende Prozesse genutzt werden konnten.

„Vor der Einführung der E-Rechnung stellten wir uns zunächst eine grundsätzliche Frage: Eigenentwicklung oder spezialisierter Dienstleister? Schnell wurde uns klar, wenn wir den E-Rechnungsversand intern lösen möchten, kommt ein erheblicher Mehraufwand auf unser Team zu. Die Möglichkeit, mit der Softway AG einen bereits bekannten Partner an Bord zu holen, dessen Lösung zugleich Internationalität verspricht, auf der BTP basiert und – wie sagt man so schön? Wie aus einem Guss ist – hat uns überzeugt, die Global E-Invoice Cloud einzuführen.“
Christian Miltz, Director of Group IT, Masa GmbH

Ein besonderer Vorteil zeigte sich bereits im Onboarding:

• Die grundlegende Systemanbindung konnte innerhalb von ca. zwei Stunden hergestellt werden
• SAP- und Cloud-Systeme waren schnell miteinander verbunden
• Erste Rechnungen konnten frühzeitig übertragen werden

Die anschließende Projektphase konzentrierte sich auf:

• Mapping von SAP-Daten auf länderspezifische E-Rechnungsformate
• Abbildung komplexer Geschäftsprozesse (z. B. Steuern, Währungen, Anzahlungen)
• Tests und Validierungen für verschiedene Szenarien

Welches Ergebnis konnte erzielt werden? Welche Resultate gab es?

Mit der Global E-Invoice Cloud konnte die Masa Group eine leistungsfähige und zukunftssichere Lösung etablieren.

Zu den zentralen Ergebnissen zählen:

• Einführung der E-Rechnung für Deutschland
• Aufbau einer skalierbaren Plattform für weitere internationale Rollouts
• Nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse
• Automatisierte Verarbeitung, Validierung und Archivierung von Rechnungen
• Transparenz durch umfassendes Monitoring und Statusverfolgung
• Reduzierung manueller Eingriffe und Fehlerquellen

Ein wesentlicher Mehrwert liegt darin, dass die Lösung im Hintergrund arbeitet und für die Anwender keine zusätzliche Komplexität entsteht.