E-Rechnungspflicht 2027: Was SAP-Unternehmen jetzt wissen müssen

Zum 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen in Deutschland eine wichtige Übergangsregelung der E-Rechnungspflicht. Während sich das Thema seit 2025 schrittweise entwickelt hat, wird es 2027 für zahlreiche Unternehmen ernst. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, muss elektronische Rechnungen künftig verpflichtend in einem strukturierten Format ausstellen. Eine einfache PDF reicht dann nicht mehr aus.

Gerade für Unternehmen mit SAP-Landschaften bedeutet das mehr als nur eine neue Dateiform. Rechnungsprozesse, Schnittstellen und Stammdaten müssen zusammenspielen, damit Rechnungen gesetzeskonform erstellt, versendet und verarbeitet werden können.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Regeln 2027 gelten, wen die E-Rechnungspflicht betrifft und warum SAP-Unternehmen bereits heute mit der Vorbereitung beginnen sollten.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht überhaupt?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise eingeführt. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu digitalisieren und später ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten zu ermöglichen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt grundsätzlich die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen.

Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsfristen. Wichtig ist dabei die Definition einer elektronischen Rechnung. Viele Unternehmen setzen noch immer auf PDF-Dateien per E-Mail. Nach der neuen gesetzlichen Definition handelt es sich dabei jedoch nicht mehr um eine E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen.

Nur so können ERP-Systeme die Inhalte automatisch weiterverarbeiten. Als geeignete Formate gelten beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 mit geeignetem Profil).

Wer ist von der E-Rechnungspflicht 2027 betroffen?

2027 ist vor allem für Unternehmen relevant, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro beträgt.

Für diese Unternehmen endet die Übergangsregelung zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen sie bei inländischen B2B-Umsätzen elektronische Rechnungen ausstellen. Papier- oder PDF-Rechnungen dürfen dann grundsätzlich nicht mehr als reguläre Rechnungsform verwendet werden.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro profitieren dagegen noch ein weiteres Jahr von der Übergangsregelung. Sie dürfen unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027 weiterhin sonstige Rechnungen – beispielsweise als PDF – verwenden.

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 endet diese Ausnahme. Dann wird die Ausstellung einer elektronischen Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.

Warum eine PDF keine E-Rechnung mehr ist

Viele Unternehmen glauben noch immer, dass eine per E-Mail verschickte PDF-Datei bereits eine elektronische Rechnung darstellt.

Das war bis Ende 2024 richtig.

Seit 2025 gilt jedoch eine neue Definition. Eine PDF enthält lediglich ein Bild der Rechnung. Sie kann zwar von Menschen gelesen werden, ein ERP-System muss die Inhalte jedoch zunächst interpretieren oder per OCR auslesen. Eine elektronische Rechnung funktioniert anders.

Sie enthält strukturierte Daten im XML-Format. Dadurch können Systeme Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze oder Zahlungsbedingungen automatisch übernehmen und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeiten. Genau diese automatisierte Verarbeitung ist das Ziel der gesetzlichen Regelung.

Für Unternehmen bedeutet das weniger Medienbrüche, geringere Fehlerquoten und schnellere Prozesse in der Buchhaltung.

Welche Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen?

Nicht jedes digitale Format erfüllt automatisch die gesetzlichen Vorgaben.

Aktuell gelten insbesondere folgende Formate als geeignet:

• XRechnung
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 mit einem EN-16931-konformen Profil)

Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Welches Format im Unternehmen eingesetzt wird, hängt häufig von den Geschäftspartnern und den vorhandenen ERP-Systemen ab.

Während XRechnung insbesondere im öffentlichen Umfeld weit verbreitet ist, nutzen viele Unternehmen ZUGFeRD, da hier zusätzlich eine PDF-Darstellung für den Menschen enthalten ist.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für SAP-Unternehmen?

Für SAP-Unternehmen betrifft die Umstellung weit mehr als den eigentlichen Rechnungsversand. Die E-Rechnung greift in mehrere Geschäftsprozesse gleichzeitig ein.

Dazu gehören unter anderem:

• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Archivierung
• Stammdaten
• Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten
• Dokumentenmanagement

Gerade in gewachsenen SAP-Landschaften existieren häufig individuelle Entwicklungen oder angebundene Drittsysteme. Diese müssen darauf vorbereitet werden, strukturierte Rechnungsdaten erzeugen, empfangen und verarbeiten zu können.

Unternehmen, die bereits auf SAP S/4HANA setzen, verfügen häufig über modernere Integrationsmöglichkeiten. Aber auch hier muss geprüft werden, ob die vorhandenen Prozesse tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Bei SAP ECC-Systemen ist der Anpassungsbedarf oftmals größer. Hier müssen Unternehmen genau analysieren, welche Komponenten betroffen sind und welche Erweiterungen erforderlich werden.

Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits Pflicht

Auch wenn Unternehmen während der Übergangsfristen teilweise noch PDF-Rechnungen versenden dürfen, müssen sie seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

Dafür genügt zwar bereits ein geeignetes elektronisches Postfach als Empfangsweg. In der Praxis reicht das jedoch selten aus.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, eingehende Rechnungen automatisiert zu prüfen, zu visualisieren und in bestehende ERP-Prozesse einzubinden. Gerade für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen entstehen hier erhebliche Potenziale für mehr Automatisierung.

Typische Herausforderungen in SAP-Projekten

Die technische Umstellung ist nur ein Teil des Projekts. In der Praxis zeigen sich häufig weitere Herausforderungen.

Dazu gehören beispielsweise:

• unterschiedliche Rechnungsformate verschiedener Kunden
• individuelle SAP-Anpassungen
• fehlende Stammdatenqualität
• internationale Gesellschaften mit unterschiedlichen Anforderungen
• Archivierungs- und Compliance-Vorgaben

Hinzu kommt, dass Rechnungen heute oft nicht isoliert betrachtet werden können. Sie sind Teil eines durchgängigen digitalen Prozesses – vom Auftrag über die Lieferung bis zur Verbuchung.

Gerade deshalb lohnt es sich, die Einführung der E-Rechnung nicht als Pflichtprojekt zu verstehen, sondern als Gelegenheit, bestehende Abläufe zu modernisieren.

Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf 2027 vor

Wer frühzeitig startet, reduziert Risiken und vermeidet kurzfristige Hektik.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2027 markiert für viele Unternehmen den nächsten wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsprozesse.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme und Abläufe rechtzeitig anzupassen. Wer SAP einsetzt, sollte dabei nicht nur die technische Erstellung elektronischer Rechnungen betrachten, sondern den gesamten End-to-End-Prozess in den Blick nehmen.

Eine frühzeitige Vorbereitung reduziert Projektrisiken, schafft Planungssicherheit und sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen ohne Zeitdruck umgesetzt werden können.

FAQ