A kind of magic: Formular-Rollout „35 Länder in 80 Tagen“

Die Bürkert Fluid Control Systems, ein international führender Hersteller von Mess-, Steuer- und Regeltechnik, stand vor einer zentralen Herausforderung: Veraltete und schwer wartbare SAP Formulare.

Gemeinsam mit der Softway AG, den Experten für SAP Output Management, modernisierte Bürkert seine Formularlandschaft – und erzielte damit eine deutliche Effizienzsteigerung in Entwicklung, Pflege und internationaler Nutzung.

Video Referenz

Ausgangssituation: Komplexe Formularlandschaft aus den 2000er Jahren

Die vorhandenen SAPScript-Formulare stammten teilweise aus den Jahren 2000 und 2003. Durch die Harmonisierung mehrerer Gesellschaften innerhalb des SAP-Systems war eine Vielzahl von Formularvarianten entstanden. Kleine Änderungen bedeuteten einen großen Pflegeaufwand – viele Anforderungen konnten gar nicht umgesetzt werden.

„Unsere Formulare waren historisch gewachsen, hochkomplex und kaum mehr wartbar. Selbst kleine Anpassungen waren mit erheblichem Aufwand verbunden.“
– Fabian Hespelt, Bürkert Fluid Control Systems

Die Komplexität entstand durch die internationale Struktur: 35 Vertriebsorganisationen und 50 Buchungskreise mussten in wenigen zentralen Formularen abgebildet werden – mit individuellen gesetzlichen Anforderungen, Sprachvarianten und Layoutvorgaben (z. B. A4, Letter, Adresse links/rechts, Japanisch, Chinesisch).

Herausforderung: Zentrale Formulare für alle Länder

Bürkert setzte bewusst auf zentrale Formulare, um die Anzahl der Templates gering zu halten. Das bedeutete jedoch, dass viele länderspezifische Logiken, Layouts und Schriftarten in wenigen Formularen gebündelt werden mussten.

Diese Struktur war nur schwer zu pflegen und verlangte nach einer modernen, flexiblen Lösung.

Lösung: Einführung von SSP Forms und Schulung der Teams

Nach einem gemeinsamen Kick-off startete die Softway AG mit einem praxisorientierten Schulungskonzept: Zwei Tage Theorie und zwei Tage Praxis zu Adobe Forms und SSP Forms – direkt anhand von Bürkert-spezifischen Anforderungen.

Anschließend begann die Umsetzung der ersten SD-Formulare (Vertrieb), darunter Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Das komplexeste Formular, der Lieferschein, wurde direkt von Softway übernommen.

Mit SSP Forms, dem SAP-Erweiterungsprodukt von Softway, konnte Bürkert seine Formulare zentral verwalten, versionieren und über ein intuitives Customizing pflegen – ganz ohne tiefgehende Programmierung.

Umsetzung: Von ECC 6.0 zu S/4HANA – einfach und sicher

Als technologische Basis nutzte Bürkert zunächst SAP ECC 6.0. Später erfolgte der reibungslose Umstieg auf SAP S/4HANA. Da SSP Forms sowohl auf ECC als auch auf S/4 einsetzbar ist, musste lediglich die Datenbeschaffung angepasst werden – das Formular-Layout und Customizing blieben unverändert.

Die Formulare wurden auf Grundlage des englischen Templates standardisiert und anschließend in 35 Länder ausgerollt. Dank der vorbereiteten länderspezifischen Anforderungen und der flexiblen Konfiguration in SSP Forms konnte jede neue Vertriebsorganisation in nur zwei Tagen implementiert werden.

Eine Migration der alten SAPScript-Formulare wurde bewusst vermieden – stattdessen setzte die Softway AG auf eine Reorganisation der Formularlogik, um alte Strukturen zu bereinigen und nachhaltige Wartbarkeit sicherzustellen.

Ergebnis: Einheitliche, wartbare und mehrsprachige Formulare

Die Vorteile der neuen Lösung zeigen sich in der täglichen Arbeit:

• Deutlich geringerer Pflegeaufwand und schnellere Reaktionszeiten auf Fachanforderungen
• Customizing statt Entwicklung: Änderungen können auch von SAP-Anwendungsbetreuern durchgeführt werden
• Klare Entwicklungsrichtlinien – keine Logik mehr im Formular
• Einfache Erweiterbarkeit für Sonderanforderungen
• Einheitliches Corporate Design und konsistente Formulargestaltung weltweit
• Mehrsprachigkeit leicht gemacht: 19 Sprachen inklusive Dialekte (z. B. Portugiesisch – Brasilianisch) lassen sich direkt über das Übersetzungswerkzeug von SSP Forms verwalten
• Zentrale Übersetzungsverwaltung mit Verwendungsnachweis – keine Änderungen mehr im Formular selbst

„Mit SSP Forms können wir heute Formulare schnell anpassen, erweitern und übersetzen. Die Lösung ist intuitiv und spart enorm viel Zeit.“
– Fabian Hespelt, Bürkert Fluid Control Systems

Technische Besonderheiten: QR-Rechnung für die Schweiz

Eine der besonderen Anforderungen war die Integration der Schweizer QR-Rechnung.
Da Schweizer Banken keine klassischen Zahlungsscheine mehr akzeptieren, wurde im Rahmen der Implementierung eine zusätzliche Formularseite mit QR-Code eingebaut.

Die Aktivierung erfolgt automatisch über das Customizing – eine elegante, integrierte Lösung für länderspezifische Zahlungsprozesse.

Zukunftsausblick: Ausbau des SSP Forms Einsatzes

Nach der erfolgreichen Umstellung von SD-, MM-, PP-, FI- und CS-Formularen sowie EWM-Labels plant Bürkert, künftig auch kundenspezifische Labels und Inventurbelege mit SSP Forms zu realisieren.

Fazit: Zukunftssichere Formularlandschaft mit SSP Forms

Mit der Einführung von SSP Forms und der Unterstützung der Softway AG hat Bürkert Fluid Control Systems eine moderne, skalierbare und leicht wartbare Formularlösung geschaffen – optimal vorbereitet auf die Zukunft unter SAP S/4HANA.

Die Softway AG hat dabei nicht nur technologische Expertise, sondern auch praxisnahe Beratung und Schulung geliefert – von der Konzeption bis zum internationalen Rollout.

„Heute haben wir nur noch das in unseren Formularen, was wir wirklich brauchen – einfach, klar und zukunftsfähig.“
– Fabian Hespelt, Bürkert Fluid Control Systems