Die 5 größten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung in SAP – und wie Sie sie vermeiden

Einleitung: Welche 5 Stolperfallen Sie vermeiden sollten

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt Bewegung in die SAP-Landschaft. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig auf elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umzustellen – und das möglichst rechtskonform, effizient und mit geringem Aufwand.

Doch die Praxis zeigt: Bei der Einführung der E-Rechnung in SAP passieren immer wieder dieselben Fehler. Diese führen zu Verzögerungen, Mehraufwand oder sogar zu fehlerhaften Rechnungen – mit direkten Folgen für Buchhaltung, Kundenbeziehungen und Compliance.

In diesem Artikel zeigen wir die 5 größten Stolperfallen und geben praxisnahe Tipps, wie Unternehmen ihre E-Rechnung reibungslos integrieren – am besten mit einem modernen SaaS-Ansatz wie der Global E-Invoice Cloud von der Softway AG.

Fehler 1 – Unklare Zuständigkeiten und fehlende Projektstruktur

Einer der häufigsten Fehler: Die Einführung der E-Rechnung wird als rein technisches IT-Projekt betrachtet. Tatsächlich betrifft sie jedoch Finanzbuchhaltung, Steuern, IT, Einkauf und Vertrieb gleichermaßen.

Fehlen klare Zuständigkeiten oder eine zentrale Projektleitung, führt das schnell zu:

• widersprüchlichen Anforderungen,
• fehlender Datenharmonisierung,
• und Verzögerungen bei der Umsetzung.

Tipp:
Definieren Sie von Anfang an eine interdisziplinäre Projektgruppe mit klaren Rollen. Nur wenn IT und Fachbereiche gemeinsam agieren, lassen sich gesetzliche Anforderungen, technische Integration und Prozesse optimal verzahnen.

Fehler 2 – Unterschätzte technische Komplexität in SAP

Viele Unternehmen glauben, sie könnten die SAP Implementierung des E-Rechnungversand „einfach selbst entwickeln“ – schließlich existiert ja das SAP Output Management. Doch genau hier lauern die größten Risiken.

Häufige technische Stolperfallen:

• Komplexe Mapping-Prozesse für XRechnung oder ZUGFeRD
• Fehlende Validierungstools für gesetzliche Prüfungen, vor allem international
• Kein zentrales Monitoring für Versand, Fehlermeldungen und Statusabfragen
• Aufwändige SAP-Transporte und Upgrades, die bei jeder Gesetzesänderung angepasst werden müssen

Tipp:
Setzen Sie auf eine SaaS-basierte Lösung, die speziell für den E-Rechnungsversand aus SAP entwickelt wurde. Damit sparen Sie Entwicklungszeit, vermeiden Versionskonflikte und bleiben automatisch auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung.

Fehler 3 – Ignorieren internationaler Anforderungen

Die E-Rechnungspflicht betrifft längst nicht nur Deutschland. Viele Länder in Europa, beispielsweise Polen und Belgien (Pflicht ab Anfang 2026!) sowie weltweit haben eigene Formate, Übertragungswege und Plattformen. Wer international agiert, steht daher vor einer gewaltigen Herausforderung.

Häufige Fehler:

• Nutzung einer rein nationalen Lösung ohne Skalierbarkeit
• Falsche Formatwahl (z. B. XRechnung für Länder, die PEPPOL, KseF oder FatturaPA fordern)
• Keine Integration internationaler Behördenportale

Tipp:
Wählen Sie von Beginn an eine internationale Lösung, die verschiedene Länderformate abdeckt und zentral steuerbar ist. Mit der Global E-Invoice Cloud lassen sich z. B. EU-Formate, PEPPOL-Standards und länderspezifische Portalanbindungen einfach abbilden – ohne Mehrsystemlandschaften.

Fehler 4 – Fehlende rechtliche Absicherung und Archivierung

Die GoBD, DSGVO und EN 16931 schreiben klare Regeln für die Aufbewahrung und Nachweisführung digitaler Rechnungen vor. Viele Eigenentwicklungen oder Zwischenlösungen erfüllen diese Anforderungen nicht vollständig.

Typische Risiken:

• Nicht revisionssichere Ablage der E-Rechnungen
• Fehlende Protokollierung der Übertragungen
• Unsichere Speicherung außerhalb der EU
• Keine Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen

Tipp:
Nutzen Sie eine Lösung mit integrierter rechtskonformer Archivierung. SaaS-Dienste wie die Global E-Invoice Cloud speichern jede Rechnung automatisiert, dokumentieren Versand und Status und gewährleisten Datensicherheit nach europäischen Standards.

Fehler 5 – Keine Berücksichtigung des Clean Core Prinzips in SAP S/4HANA

Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA verfolgen viele Unternehmen das Ziel, ihre Systemlandschaft zu verschlanken und „Clean Core“-fähig zu bleiben.
Individuelle Entwicklungen im E-Rechnungsbereich torpedieren dieses Ziel – sie machen spätere Upgrades aufwendig und fehleranfällig.

Tipp:
Eine Cloud-basierte, SAP-nahe Lösung integriert sich über standardisierte Schnittstellen, ohne den SAP-Kern zu verändern. So bleibt das System updatefähig, und die IT wird dauerhaft entlastet.

Fazit – Fehler vermeiden, Chancen nutzen!

Die Einführung der E-Rechnung in SAP ist mehr als nur eine technische Aufgabe – sie ist ein strategisches Digitalisierungsprojekt. Wer die typischen Fehler kennt und vermeidet, profitiert von:

• automatisierten Prozessen
• rechtssicherer Abwicklung,
• internationaler Skalierbarkeit
• und geringem Wartungsaufwand

Die Global E-Invoice Cloud von Softway zeigt, wie einfach das geht: Ein Managed SaaS Service, der sich nahtlos in SAP integriert, gesetzliche Anforderungen automatisch erfüllt und Ihr Team von Entwicklung und Wartung entlastet.

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