E-Rechnung aus SAP: SaaS-Lösung oder Eigenentwicklung? Der Vergleich für 2025

SaaS-Lösung oder Eigenentwicklung: Der richtige Weg zur E-Rechnung in SAP

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Umfeld in Deutschland verpflichtend. Viele Unternehmen, die SAP einsetzen, stehen damit vor einer grundlegenden Entscheidung: Soll die E-Rechnung als Eigenentwicklung direkt im SAP-System umgesetzt werden oder ist eine externe SaaS-Lösung der sinnvollere Weg?

Was zunächst wie eine rein technische Fragestellung wirkt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als strategische Weichenstellung. Es geht nicht nur um die Erzeugung eines XML-Dokuments, sondern um Rechtskonformität, Wartbarkeit, internationale Skalierbarkeit und langfristige Kostenkontrolle.

Dieser Artikel zeigt die Unterschiede zwischen SaaS-Lösung und Eigenentwicklung für die E-Rechnung in SAP auf. Sie erfahren, welche Anforderungen die Gesetzgebung stellt, welche Risiken und Aufwände mit Eigenentwicklungen verbunden sind und warum sich immer mehr Unternehmen für einen Managed-SaaS-Ansatz entscheiden.

Warum die E-Rechnung jetzt zur Pflicht wird

Die Grundlage für die E-Rechnungspflicht bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch innerhalb Europas zu standardisieren, Medienbrüche zu vermeiden und Prozesse effizienter sowie transparenter zu gestalten.

In Deutschland wird diese Richtlinie schrittweise umgesetzt. Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In den folgenden Jahren wird auch der strukturierte Versand verpflichtend.

Konkret bedeutet das für Unternehmen mit SAP:

• Rechnungen müssen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.
• PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz erfüllen die Anforderungen nicht mehr.
• Der gesamte Prozess – von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Archivierung – muss gesetzeskonform abgebildet werden.

Damit wird der Rechnungsversand aus SAP zu einem festen Bestandteil der Compliance- und Digitalisierungsstrategie. Unternehmen, die hier zu spät oder falsch reagieren, riskieren Verzögerungen im Zahlungsprozess, Mehraufwand in der Buchhaltung oder im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.

Eigenentwicklung in SAP – maximale Kontrolle, aber steigende Komplexität

Viele Unternehmen ziehen zunächst eine Eigenentwicklung in SAP in Betracht. Der Gedanke dahinter ist nachvollziehbar: Bestehende Prozesse sollen beibehalten, Formulare angepasst und die Kontrolle vollständig im eigenen System behalten werden.

Eine Eigenentwicklung für die E-Rechnung in SAP bietet durchaus Vorteile. Prozesse lassen sich individuell gestalten, bestehende Output-Management-Strukturen können weiterverwendet werden und Anpassungen erscheinen auf den ersten Blick flexibel.

Demgegenüber steht jedoch ein erheblicher Aufwand, der oft unterschätzt wird.

Typische Vorteile einer Eigenentwicklung

• Hohe Individualisierbarkeit der Prozesse
• Direkter Zugriff auf Code und Logik
• Anbindung an bestehende SAP-Formulare und Workflows möglich

Zentrale Herausforderungen

Die Herausforderungen liegen vor allem in der langfristigen Perspektive:

• Hoher initialer Entwicklungsaufwand in ABAP und im SAP Output Management
• Laufende Wartungskosten durch interne oder externe Entwickler
• Abhängigkeit von spezifischem Know-how einzelner Mitarbeitender
• Regelmäßige Anpassungen bei Änderungen von Normen wie EN 16931 oder neuen XRechnung-Versionen

Besonders kritisch ist die Dynamik der gesetzlichen Anforderungen. Formate, Pflichtfelder und Übertragungswege ändern sich regelmäßig. Jede Anpassung muss analysiert, entwickelt, getestet und transportiert werden. Das bindet Ressourcen und erhöht das Risiko von Fehlern im produktiven Betrieb.

Hinzu kommt, dass Eigenentwicklungen häufig den SAP Clean Core gefährden. Modifikationen und kundeneigene Erweiterungen erschweren spätere Upgrades und erhöhen die Komplexität des Gesamtsystems.

SaaS-Lösung für die E-Rechnung in SAP – standardisiert und zukunftssicher

Eine SaaS-Lösung verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz. Der E-Rechnungsprozess wird nicht im SAP-System selbst implementiert, sondern über einen extern betriebenen Service abgedeckt, der nahtlos an SAP angebunden ist.

Der große Vorteil liegt in der Standardisierung. Gesetzliche Anforderungen werden zentral umgesetzt und allen Kunden gleichzeitig zur Verfügung gestellt.

Vorteile einer SaaS-Lösung für den E-Rechnungsversand aus SAP

• Rechtskonformität ab dem ersten Tag: Aktuelle Vorgaben zu XRechnung, ZUGFeRD und internationalen Standards sind bereits integriert.
• Kein Entwicklungsaufwand im SAP-System: Die Lösung ist sofort einsatzbereit, ohne Transporte oder Modifikationen.
• Automatische Updates: Gesetzesänderungen werden vom Anbieter umgesetzt, ohne dass interne Projekte notwendig sind.
• Internationale Skalierbarkeit: Neue Länder und Formate lassen sich ohne zusätzliche Implementierungen anbinden.
• Entlastung der IT-Abteilung: Betrieb, Wartung, Monitoring und Archivierung liegen beim SaaS-Anbieter.

Damit wird die E-Rechnung nicht zu einem Dauerprojekt, sondern zu einem stabilen, planbaren Prozess mit klar kalkulierbaren Kosten.

SaaS-Lösung oder Eigenentwicklung – der direkte Vergleich

Im direkten Vergleich zeigen sich die Unterschiede besonders deutlich:

• Implementierung: Während eine Eigenentwicklung individuelle Programmierung erfordert, ist eine SaaS-Lösung sofort nutzbar.
• Kostenstruktur: Eigenentwicklungen verursachen hohe Anfangsinvestitionen und laufende Wartungskosten, SaaS-Lösungen bieten planbare Servicegebühren.
• Compliance: Bei Eigenentwicklungen müssen gesetzliche Änderungen manuell umgesetzt werden, bei SaaS-Lösungen erfolgen Updates automatisch.
• Skalierbarkeit: Internationale Anforderungen sind bei Eigenentwicklungen komplex, SaaS-Lösungen sind von Beginn an länderübergreifend ausgelegt.
• Systemstabilität: Eigenentwicklungen können den SAP Clean Core beeinträchtigen, SaaS-Lösungen kommen ohne Eingriffe ins Kernsystem aus.

Für Unternehmen, die langfristig auf Stabilität, Rechtssicherheit und geringe interne Aufwände setzen, spricht vieles für einen SaaS-Ansatz.

Die Global E-Invoice Cloud von Softway als SaaS-Ansatz für SAP

Mit der Global E-Invoice Cloud bietet die Softway AG eine Managed-SaaS-Lösung, die speziell auf die Anforderungen von SAP-Anwendern ausgerichtet ist.

Die Lösung deckt den gesamten Prozess ab – von der Erzeugung strukturierter Rechnungsdaten über die rechtskonforme Übermittlung bis hin zur Archivierung.

Zentrale Merkmale der Global E-Invoice Cloud:

• Cloud-basierter Betrieb ohne zusätzlichen SAP-Vertrag
• Ready-to-run-Integration in bestehende SAP-Systeme
• Automatische Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Unterstützung internationaler E-Rechnungsformate
• Vollständige Rechtskonformität nach EN 16931

Unternehmen erhalten damit eine zukunftssichere Lösung, die den wachsenden regulatorischen Anforderungen gerecht wird, ohne die interne IT unnötig zu belasten.

Fazit: SaaS-Lösung als nachhaltiger Weg zur E-Rechnung in SAP

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 macht deutlich, dass kurzfristige Übergangslösungen nicht ausreichen. Unternehmen müssen eine Entscheidung treffen, die auch in den kommenden Jahren Bestand hat.

Eine Eigenentwicklung in SAP bietet zwar individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, ist jedoch mit hohem Aufwand, laufenden Kosten und Compliance-Risiken verbunden.

Eine SaaS-Lösung für die E-Rechnung in SAP hingegen sorgt für Rechtssicherheit, Skalierbarkeit und Entlastung der internen Ressourcen. Gerade im Hinblick auf internationale Anforderungen und zukünftige gesetzliche Änderungen ist ein Managed-SaaS-Ansatz für viele Unternehmen der nachhaltigere Weg.