Ein Rechnungsformular wird für mehrere Länder oder Gesellschaften eingesetzt. Aufbau, Logo und Rechnungspositionen bleiben gleich – lediglich einzelne Inhalte unterscheiden sich.
Was nach einer kleinen Anpassung klingt, führt in SAP jedoch schnell zu zusätzlichen Formularvarianten oder neuer Programmlogik. Denn für jedes Land können eigene Hinweise, Texte oder gesestzliche Angaben erforderlich sein.
Doch braucht es deshalb wirklich ein eigenes SAP-Formular je Land? Nicht unbedingt. Mit SSP Forms lassen sich einzelne Formularbereiche über einen Layoutcontainer zentral im Customizing steuern. Das SAP-Formular selbst bleibt dabei unverändert.
Warum kleine Länderunterschiede schnell zu neuen Formularen führen
International tätige Unternehmen setzen SAP-Formulare in mehreren Ländern ein. Die jeweiligen Dokumente unterscheiden sich dabei oftmals nur in wenigen Details.
Ein Beispiel ist eine Infobox auf einer Rechnung. Während Aufbau und Position der Box in allen Ländern gleich bleiben, kann sich ihr Inhalt je nach Land unterscheiden.
Grund dafür sind unter anderem unterschiedliche rechtliche Anforderungen an Rechnungen – etwa an Zahlungsinformationen, Pflichtangaben oder ergänzende Hinweise. Für das Formular betrifft diese Abweichung möglicherweise nur einen kleinen Bereich. Der restliche Aufbau bleibt identisch.
Trotzdem muss technisch festgelegt werden, wann welcher länderspezifische Inhalt erscheint. Ohne eine zentrale Steuerungsmöglichkeit führen solche Anforderungen häufig zu zusätzlichen Formularvarianten oder individueller Programmlogik.
Ohne zentrale Steuerung: Formularkopie oder zusätzliches Coding
Ein naheliegender Weg besteht darin, das vorhandene SAP-Formular zu kopieren und für das jeweilige Land anzupassen.
Aus einem Rechnungsformular entstehen so beispielsweise eine deutsche, eine französische und eine Schweizer Variante. Alternativ wird direkt im Formular programmiert, welcher Inhalt unter welchen Bedingungen ausgegeben werden soll.
Beide Ansätze können die konkrete Anforderung zunächst erfüllen. Langfristig steigt jedoch der Pflegeaufwand.
Mit jedem weiteren Land und jeder neuen Abweichung wächst entweder die Zahl der Formulare oder die Programmlogik innerhalb des Formulars. Änderungen müssen möglicherweise in mehreren Varianten umgesetzt und anschließend separat getestet werden.
Problematisch ist daher meist nicht die erste Formularkopie. Die Komplexität entsteht, wenn aus vielen kleinen Sonderfällen über die Jahre eine unübersichtliche Formularlandschaft wird.
Die Lösung mit SSP Forms: Inhalte über einen Layoutcontainer steuer
Mit SSP Forms lässt sich die länderspezifische Infobox zentral abbilden.
Der variable Formularbereich wird dafür als Layoutcontainer angelegt. Welcher Inhalt in diesem Bereich erscheint, wird anschließend über das SSP Forms Customizing gesteuert.
Wird die Rechnung beispielsweise für Deutschland erstellt, erscheint die dafür hinterlegte Infobox. Für Frankreich oder die Schweiz wird an derselben Position der jeweils passende Inhalt ausgegeben.
Das SAP-Formular bleibt dabei unverändert. Lediglich der Inhalt des Layoutcontainers wird abhängig vom jeweiligen Land ausgetauscht.
Für diesen Anwendungsfall ist keine zusätzliche Programmierung direkt im Formular erforderlich. Die Steuerung erfolgt zentral über das Customizing.
Ein SAP-Formular, unterschiedliche Inhalte
Durch die Trennung zwischen dem festen Formularaufbau und den variablen Inhalten müssen kleine Länderunterschiede nicht mehr automatisch zu neuen Formularvarianten führen.
Das schafft eine klarere Struktur:
- Der grundsätzliche Aufbau des SAP-Formulars bleibt erhalten.
- Länderspezifische Inhalte werden zentral und transparent gepflegt.
- Die passenden Inhalte der Infobox werden abhängig vom Anwendungsfall ausgegeben.
- Zusätzliche Formularkopien lassen sich vermeiden.
- Anpassungen können vorgenommen werden, ohne das Formularlayout jedes Mal anpassen zu müssen.
Dadurch bleibt die Formularlandschaft übersichtlicher und einzelne Anforderungen lassen sich gezielter abbilden.
Was passiert, wenn sich eine Information ändert?
Der Vorteil der zentralen Steuerung wird besonders deutlich, wenn später Änderungen hinzukommen.
Ändert sich beispielsweise der Text einer länderspezifischen Infobox, kann der betreffende Inhalt im Customizing angepasst werden. Die Änderung muss dadurch nicht in mehreren nahezu identischen Formularen einzeln nachgezogen werden.
Auch ein weiteres Land bedeutet nicht automatisch, dass eine zusätzliche Formularkopie benötigt wird. In vielen Fällen kann stattdessen ein neuer Layoutcontainer hinterlegt und über die entsprechenden Kriterien gesteuert werden.
Das reduziert nicht nur den Pflegeaufwand. Auch Tests werden übersichtlicher, weil nicht für jede kleine inhaltliche Abweichung eine vollständige neue Formularvariante entsteht.
Weniger Formularvarianten und einfachere Anpassungen
Länderspezifische Anforderungen gehören bei international eingesetzten SAP-Formularen zum Alltag. Sie müssen jedoch nicht automatisch zu immer neuen Formularvarianten oder zusätzlicher Programmlogik führen.
Betrifft eine Anforderung beispielsweise nur eine Infobox, kann genau dieser Bereich als Layoutcontainer angelegt und über das SSP Forms Customizing gesteuert werden. Der restliche Aufbau des SAP-Formulars bleibt unverändert.
So lassen sich länderspezifische Inhalte zentral pflegen, Formularkopien vermeiden und spätere Anpassungen einfacher umsetzen.
Sie möchten prüfen, welche Formularvarianten sich in Ihrer SAP-Landschaft zentralisieren lassen? Sprechen Sie uns gerne an.
Beratung anfragen
