Schnellüberblick

Die Schöck Bauteile GmbH ist ein Unternehmen der weltweit tätigen Schöck Gruppe mit rund 1.000 Mitarbeitern. Im Geschäftsjahr 2019 wurde in 13 Gesellschaften in Europa, Russland und Nord­amerika ein Umsatz in Höhe von 202,3 Mio. Euro erwirtschaftet. Der Schwerpunkt liegt auf der Ent­wicklung und Herstellung von Produkten mit hohem bauphysikalischem Nutzen sowie be­son­de­ren Material- und Einbaueigenschaften. Dazu gehören Lösungen zur Verminderung von Wärme­brücken an auskragenden Bauteilen wie Balkonen, Lösungen zur Vermeidung von Trittschall in Trep­pen­­häusern sowie thermisch trennende Fassadenbefestigungen und zeitgemäße Bewehrungstechnik.

Interview mit Ute Henke, Leiterin Competence Center SAP, Schöck Bauteile GmbH:

Ausgangssituation

„Über die letzten 25 Jahre hinweg haben wir immer wieder Änderungen „auf Zuruf“ an unseren Formularen vorgenommen. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine der einzelnen Schöck-Länder-Gesellschaften passten daher optisch nicht mehr einwandfrei zusammen. Die Anzahl der Formulare und der damit verbundene Support-Aufwand stieg mit jeder neuen Sprachversion stetig an. Um sowohl unser Erscheinungsbild wieder einheitlich an unser Corporate Design anzupassen und den Support-Aufwand zu reduzieren, hatten wir uns zum Ziel gesetzt, die Formulare zu standardisieren und neue Anforderungen künftig zentral zu prüfen und umzusetzen. Außerdem wollten wir als Vorbereitung für zukünftige Projekte SAPscript durch Adobe Forms ablösen. Zu Projektbeginn und vor der Zusammenarbeit mit Softway hatten wir für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen insgesamt 234 verschiedene Formular-Layouts (59 Formulare in unterschiedlichen Sprachversionen) im Einsatz. Der Klärungs-, Anpassungs- und Testaufwand bei übergreifenden Änderungen war dadurch unverhältnismäßig hoch.“

„Vor allem länderabhängige unterschiedliche Prozesse und Artikelbezeichnungen stellten das Team der Schöck Bauteile GmbH gemeinsam mit der Softway AG sowohl bei der Standardisierung als auch bei der technischen Umsetzung immer wieder vor neue Herausforderungen, die viel Klärungsaufwand und Kreativität bei der technischen Umsetzung erforderten.“

Vorgaben & Umsetzung

„Grundstein unserer Formulare bildeten die SSP Forms Templates von Softway. Sie berücksichtigen alle elementaren Bausteine des jeweiligen Formulars auf Basis des SAP®-Standards. Dies ermöglichte uns einen schnellen Start in die Standardisierung bei Schöck ohne aufwändige Vorarbeiten. Im ersten Schritt wurden die Templates entsprechend unserer Vorgaben von Softway an das Corporate Identity von Schöck angepasst. Das bedeutete Änderungen von Logos, Adressen, Positionstabellen, Schriftarten, etc.

Diese Schöck-Templates wurden anschließend von den Fachbereichen in den jeweiligen Roll-Out-Projekten geprüft und die im Rahmen der Fit-Gap-Analyse identifizierten neuen Anforderungen zur Realisierung an Softway übergeben. Durch das Softway-Framework konnten die notwendigen länderspezifischen Anforderungen zum größten Teil problemlos über das Customizing der Softway-Tools eingestellt werden. Schöck-individuelle Anforderungen, wie zum Beispiel Länder- und Sprachenabhängige Texte und Formatierungen zu einzelnen Materialien, wurden von den Softway-Entwicklern in Zusammenarbeit mit unserem Inhouse-Beratungs-Team zuverlässig gelöst und umgesetzt. Während des gesamten Projektablaufs waren unsere Ansprechpartner bei Softway in das Schöck-Projektteam integriert und wir standen stets in engem Kontakt bzgl. Status-Verfolgung zu den noch offenen Themen. Zu Projektbeginn wurden unsere Inhouse-Formular-Entwickler von Softway in Adobe und im SSP Forms geschult und durch zusätzliche Workshops im weiteren Projektverlauf begleitet. So wurde parallel zur Umsetzung durch Softway, im Projekt ein interner Wissensaufbau sichergestellt, der es uns heute ermöglicht neue Anforderungen zu Formularen weitestgehend selbständig zu bearbeiten.“

Resultate

„Mit SSP Forms und dem Customizing-Tool von Softway gelingt uns die Anpassung und Gestaltung der Formulare nun um ein Vielfaches leichter und effizienter. Wir konnten mit Hilfe dieser Techniken die Vielzahl an sprachabhängigen Layouts in SAPscript durch „ein gemeinsames Layout für alle“ in Adobe Forms ablösen. Die Anzahl der Formular-Layouts im Vertrieb konnte von ehemals 234 auf 3 reduziert werden. Dies bedeutet eine erhebliche Reduzierung des Aufwands bei neuen Änderungen. Sprachenabhängige Texte und Bezeichnungen werden im Softway-Tool über Customizing gesteuert, was eine schnelle Anpassung ohne Programmierung ermöglicht. Auch dies reduziert die Bearbeitungszeiten bei neuen Anforderungen deutlich.“