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Schnellüberblick

Die Heidelberger Druckmaschinen AG ist seit mehr als 170 Jahren ein zuverlässiger Partner mit hoher Innovationskraft für die globale Druckindustrie. Mit einem Marktanteil von über 40 Prozent ist das Unternehmen der führende Anbieter für Bogenoffsetmaschinen – eine Technologie, die bei der Produktion qualitativ hochwertiger hochvolumiger Druckprodukte zum Einsatz kommt. Daneben hat die Heidelberger Druckmaschinen AG seine Position im Flexodruck für den Verpackungsmarkt sowie im digitalen Etikettendruck in den vergangenen Jahren ausgebaut. Weltweit beschäftigt das Unternehmen 9.500 Mitarbeiter an 250 Standorten in 170 Ländern.

Ausgangssituation

Überwindung der Herausforderungen bei Formularen:

Die Heidelberger Druckmaschinen AG stand vor der Aufgabe, verschiedene Vertriebsgesellschaften (genannt SSU-Sales and Service Units) in das SAP-System zu integrieren. Somit waren auch Formulare ein Thema. Die Anzahl der Anforderungen an die Formulare im Tagesgeschäft war zwar überschaubar, die Umsetzung dauerte aber aufgrund der Komplexität und Vielzahl der Formulare doch sehr lange. Hier sollte eine Lösung her.

Partnerschaft mit Softway für innovative Formularentwicklung:

Die Heidelberger Druckmaschinen AG suchte nach einem starken Partner für die Formularentwicklung, der eine flexible Lösung bot. Die Wahl fiel auf die Softway AG, wobei die Entscheidung für die Adobe-Formulartechnologie und die Implementierung in S4 bereits feststand.

Herausforderungen vor der Umstellung:

Die Ausgangssituation umfasste etwa 800 Formulare in SAPscript und Smartforms. Historisch gewachsene Strukturen und unterschiedliche Anforderungen in den Vertriebsgesellschaften führten zu dieser Vielzahl von Formularen, deren tatsächliche Notwendigkeit unklar war. Die Komplexität der Formulare resultierte aus den vielfältigen Prozessen bei Heidelberg, von Maschinenverkauf bis hin zur Ersatzteileversorgung. Die unterschiedlichen Anforderungen in den Vertriebsgesellschaften führten zu einer hohen Anzahl von Formularen in den Modulen SD, MM und FI/CO.

Vorgaben & Umsetzung

Nach einem Kickoff Workshop wurden Softway-Formulartemplates an die CI und die Anforderungen von Heidelberg angepasst. Die Umstellung erfolgte in 4 Migrationswellen, wobei ein Standardformular für alle SSUs als Grundlage diente. Die Mitarbeiter von Heidelberg wurden im Coaching an die Formularentwicklung mit SSP Forms herangeführt.

Die Umstellung erfolgte in mehreren Phasen, wobei die Kollegen von Heidelberg bereits in der zweiten Phase aktiv in die Integration neuer Buchungskreise eingebunden waren. Die Mitarbeiter konnten sich schnell in die neue Formulartechnologie einfinden.

Die Formularentwicklung wurde nachhaltig verbessert. Strukturierte Formulare und die Möglichkeit zur schnellen Reaktion auf Anforderungen führten zu effizienteren Prozessen. Die Softway AG hielt ihr Versprechen, dass die Implementierung nach der Rolloutphase deutlich schneller erfolgen würde.

Resultate

Die Pflege der Formulare gestaltet sich nun wesentlich einfacher. Einheitliche Vorgaben und transparentes Customizing ermöglichen eine zügige Umsetzung von Anforderungen. Die Softway AG steht zudem immer als fester Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung.

Die Anzahl der Formulare wurde von 800 auf 15 reduziert. Jede Applikation im Modul hat nun ein Formular, was zu einer erheblichen Vereinfachung und Transparenz führt.

Während der Umstellung wurden besondere Anforderungen, wie die Implementierung einer digitalen Signatur in Ungarn, erfolgreich umgesetzt. Der E-Mail-Versand aus SAP wurde optimiert, um individuelle Anpassungen je nach Anforderung der SSU zu ermöglichen.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Heidelberger Druckmaschinen AG und Softway führte zu einer effizienten Formularentwicklung und optimierten Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen.