Erfahren Sie die Unterschiede der beiden Formate für die E-Rechnungspflicht 2025 – und wie SAP-Unternehmen beide clever nutzen.
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird die Frage nach dem richtigen Rechnungsformat für Unternehmen immer relevanter. Besonders im SAP-Umfeld stehen die beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD im Mittelpunkt. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich jedoch in Struktur, Einsatzbereichen und Flexibilität. Wer die Unterschiede kennt, kann die richtige Strategie für sein Unternehmen entwickeln.
Die XRechnung ist das in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer Rechnungen an Behörden stellt, muss zwingend die XRechnung nutzen.
Das ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) kombiniert zwei Welten:
ZUGFeRD ermöglicht somit eine flexiblere Handhabung und ist auch für internationale Geschäftsbeziehungen interessant.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
| Format | XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Einsatzbereich | Pflicht bei B2G-Rechnungen in Deutschland | Häufig im B2B-Umfeld, optional im B2G |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Menschen- und maschinenlesbar |
| Flexibilität | Standardisiert, kaum Gestaltungsspielraum | Flexibler, international nutzbar |
| Gesetzliche Pflicht | Verbindlich für Rechnungen an öffentliche Hand | Keine Pflicht, aber weit verbreitet |
Ob XRechnung oder ZUGFeRD – beide Formate spielen eine zentrale Rolle im Rahmen der E-Rechnungspflicht. Während die XRechnung gesetzlich vorgeschrieben ist, bietet ZUGFeRD zusätzliche Flexibilität und Mehrwert für Unternehmen, die Rechnungen auch im B2B-Bereich digitalisieren wollen.
Entscheidend ist eine Lösung, die beide Standards unterstützt und gleichzeitig international skalierbar ist.
Mit der Global E-Invoice Cloud der Softway AG setzen Unternehmen auf ein cloudbasiertes Rundum-Sorglos-Paket, das sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD standardmäßig unterstützt.
So stellen Unternehmen sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden – und gleichzeitig ihre Rechnungsprozesse effizient, flexibel und zukunftssicher gestalten.
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Ab 2026 beispielsweise für Polen und Belgien. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Rechnungen gesetzeskonform, digital und standardkonform (z. XRechnung, ZUGFeRD) versenden. Für SAP-Systeme bedeutet das: Prozesse müssen modernisiert und automatisiert werden.
Wichtig sind Rechtskonformität und Transparenz, internationale Abdeckung, Integration in SAP, Automatisierung und eine klare Entlastung der internen IT. Ein Anbieter sollte zudem Erfahrung im SAP Output Management besitzen und eine zukunftssichere Lösung bieten.
Mit einer SaaS-Lösung profitieren Unternehmen von planbaren Kosten, automatischen Updates und hoher Skalierbarkeit. Das reduziert nicht nur Investitionsrisiken, sondern verhindert auch Zusatzaufwand durch manuelle Prozesse oder fehlerhafte Implementierungen.
Eine Eigenentwicklung ist oft aufwändig, teuer und bindet interne SAP-Ressourcen. Wartung, Updates bei gesetzlichen Änderungen und internationale Anforderungen können schnell zu Kostenfallen werden und ggf. nicht transparent dargestellt werden.
Ein Managed SaaS Service liefert ein Rundum-Sorglos-Paket: Clean Core bleibt gewahrt, Archivierung erfolgt automatisch, Updates laufen ohne SAP-Transporte und das System bleibt wartungsarm. Unternehmen sparen Entwicklungsaufwand und entlasten ihr SAP-Team.
Mit der Global E-Invoice Cloud bietet die Softway AG eine sofort nutzbare, cloudbasierte Lösung für den internationalen E-Rechnungsversand aus SAP. Sie ist rechtskonform, automatisch archiviert, entlastet IT-Teams und erfüllt die E-Rechnungspflicht nach dem Prinzip: SAP Output – clever gelöst.
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