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Q&A Expert-Talk (Teil 2)

Die wichtigsten Fragen und Antworten zu „SAPscript und Smartforms sind Auslaufmodelle und müssen modernisiert werden“

Im zweiten Teil des Q&As können Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zu kundenspezifischen und legalen Formularanforderungen, elektronischen Rechnungsformaten und Adobe Forms nachlesen.

Josephine Reinhold, Chief Executive Officer (CEO)

Am 31.03.2022 fand unser Expert-Talk zum Thema „SAPscript und Smartforms sind Auslaufmodelle und müssen modernisiert werden“ zusammen mit Helge Sanden statt. Während und auch nach dem Expert-Talk hatten Sie als Zuschauerinnen und Zuschauer die Möglichkeit, uns Ihre Fragen zu stellen. Da wir leider im Expert-Talk nicht die Zeit hatten, alle Fragen ausführlich zu beantworten, können Sie nachfolgend den zweiten Teil der wichtigsten Fragen und Antworten nachlesen.

Kundenspezifische Formularanforderungen

1. „In der Automobilindustrie gibt es sehr viele kundenspezifische Anforderungen zu Formularen. Berücksichtigt Ihre Lösung dies auch?“

Softway: „Mit unserem Produkt SSP Forms haben Sie die Möglichkeit bis auf z.B. Kundennummernebene differenziert Inhalte auf Formularen auszugeben. Unsere Customizing-Oberfläche ermöglicht es dabei, den Überblick zu behalten, für welchen Kunden welche Ermittlungslogik für die Inhalte und / oder die Ausgabe greift. Es können diverse Bedingungen kombiniert, ausgeprägt und geprüft werden (auch ohne Programmierkenntnisse haben zu müssen). Für das Thema Etiketten/Labels, welche häufig in der Automobilbranche benötigt werden, haben wir eine Lösung (welche auch in unserem Produkt SSP Forms eingebettet ist).“

2. „Gibt es Expertise im wohnungswirtschaftlichen Bereich, z.B. Formulare für Betriebskostenabrechnungen, auf Basis einer in SAP® durchgeführten BK-Abrechnung oder Mietanpassungsschreiben (nach MSP/Paragraph 558). Lassen sich diese Formulare ebenfalls durch Ihre Lösung umsetzen?“

Softway: „Wir stehen und standen mit Unternehmen im wohnungswirtschaftlichen Bereich in Kontakt. Bis dato haben wir unser Produkt in dem Bereich noch nicht produktiv im Einsatz. Eine Umsetzung der Formulare mit unserem Produkt ist allerdings möglich. Folglich ist es möglich, die Formulare zu customizen und transparent zu gestalten. Was macht uns hierbei so sicher? Die Erfahrung zeigt, dass fast alle Formulare derselben Art der Datenbeschaffung und Gestaltung in Adobe unterliegen und somit keine Probleme bereiten. Es gibt nur wenige Formulare, wie z.B. den HCM-Entgeldnachweis, bei dem ein Einsatz des Produktes keinen Sinn macht.“

Landesspezifische legale Formularanforderungen

3. „Wie werden landesspezifische legale Anforderungen, wie z.B. eine währungsspezifische Summentabelle in Polen oder ein QR-Code in der Schweiz umgesetzt?“

Softway: „Nehmen wir mal an, dass Polen oder Schweiz eigene Buchungskreise oder Verkaufsorganisationen sind. Dies würden wir in unserem Formular-Customizing abbilden, in dem wir das „Für Wen“ ausprägen. Für die Summentabelle würden wir dann einen Bereich im Formular verwenden („Wo“) und dort die Summentabelle platzieren. Die zugehörige Datenbeschaffung („Was“) würde dann nur für den Buchungskreis Polen aufgerufen werden und zur Anzeige kommen. Unser Formular-Customizing und eine Übersicht darüber, wie, wo, für wen und was für Daten SSP Forms auf einem Formular ausgibt können Sie hier ansehen. Für QR-Codes oder allgemeiner Barcodes macht man es ähnlich: Der QR-Code wird auch auf dem Formular platziert und die zugehörige Datenbeschaffung („Was“) nur für Buchungskreis Schweiz aufgerufen. Alles sichtbar über unser Customizing, dass für 100 % Transparenz sorgt. Sie meinen aber vermutlich die QR-Rechnung in der Schweiz. Dieses Thema ist etwas komplexer als ein normaler Barcode. Hier muss man über ein eigenes Formular nachdenken, weil es vom Layout her komplett von unserem Template und normalen Rechnungen abweicht.“

Mailversand

4. „Gibt es im Standard eine Lösung für eine digitale Signatur von Rechnungen beispielsweise beim Mailversand?“

Softway: „Wir bieten mit dem Produkt MSC eine Lösung für digitale Signaturen per Mail. Wir arbeiten mit der Firma secrypt zusammen. Die sind Spezialisten auf dem Gebiet der digitalen Signatur. Mehr zu unserem Produkt MSC finden Sie hier.“

PDF-Merge

5. „Wie aufwändig ist es PDF-Dateien an ein Formular anzuhängen oder zu integrieren?“

Softway: „Wenn mit dieser Frage das Hinzufügen (Merge) weiterer PDF-Dokumente zu einem bestehenden PDF-Dokument gemeint ist, kann dies über unsere Lösung SSP Message-Service-Center gelöst werden. Weitere Informationen finden Sie hier.“

Elektronische Rechnungsformate ZUGFerD und X-Rechnung

6. „Wie ist die Integration von elektronischen Rechnungsformaten ZUGFerD und X-Rechnung realisiert?“

Softway: „Für die Erstellung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X) haben wir die Lösung SSP MSC E-Invoicing im Einsatz. Dort haben Sie die Möglichkeit ZUGFeRD, X-Rechnungen und Factur-X Rechnungen zu erstellen. Die Findung, wann welches Format ausgegeben werden soll, sowie das Mapping der SAP-Daten zum XML können hier über Customizing gesteuert werden. Mehr Informationen erhalten Sie auf unserer Produktseite zu SSP MSC E-Invoicing.“

ADS-Server

7. „Kann man mithilfe ADS dynamische Informationen aus beliebigen Datenquellen ausgeben? Werden beim Aufruf von SAP® an den ADS-Server die Daten, z.B. Grafiken, binär übertragen oder werden für die Grafiken URLs/Pfade etc. übergeben?“

Softway: „Prinzipiell macht man die Datenbeschaffung in SAP® (ABAP) aus der darunterliegenden Datenbank und übergibt diese Daten per XML-Austausch an den ADS. Im ABAP könnte man natürlich auch andere Datenquellen "anzapfen", z.B. einen Webservice, REST-Aufruf oder per RFC auf ein anderes System gehen. Der Standard ist es die Datenbeschaffung in SAP® zu machen (z.B. aus SE78 oder dem MIME-Repository). Die Grafikdaten werden dann im XML binär an den ADS übertragen. Man kann aber auch die Bilddaten von einem Webserver holen und dann an den ADS übergeben (auch im ABAP). Noch eine Variante: Grafik auf dem ADS hinterlegen und per URL darauf verweisen. In der Regel wird eher Wert auf Nachvollziehbarkeit gelegt. Auch deshalb wird die Variante 1 bevorzugt. Was natürlich ein Kriterium sein kann: wird eine Grafik auf Kopfebene ausgegeben, also nur einmal pro Beleg oder z.B. als Produktbild pro Position? Sind wir auf Positionsebene spielt natürlich die Größe des Bildes umso mehr eine Rolle. Es ist darauf zu achten, dass die Grafiken in der Größe abgelegt werden, wie sie benötigt werden.“

Adobe Forms und Fragmente

8. „Wenn wir bereits Adobe Forms im Einsatz haben, ist der Expert-Talk für uns nicht mehr relevant?“

Softway: „Zu Ihrer Anmerkung möchten wir gerne erwähnen, dass wir unser Produkt SSP Forms und unsere Lösung auch bei Unternehmen einsetzen, die bereits Adobe-Forms im Einsatz haben und merken, dass es auch hier zu einem Wildwuchs kommt und man die Formulare doch gerne transparenter hätte. Hier möchten wir auf unseren Kundenvortrag „Wildwuchs in den Formularen trotz Adobe Forms - Muss das sein?“ hinweisen. Einen Zugang zum Vortrag können Sie gerne unter vertrieb@softway.de kostenlos anfordern.“

9. „Ist Adobe Forms mit Fragmenten und dem neuen Output Management (BRF+) nur in der Version SAP®-Cloud sinnvoll oder auch für S/4 on-premise, weil in der on-premise Version die Nutzung nur eingeschränkt ist (beispielsweise keine Lieferscheine)?“

Softway: „Diese Frage ist aktuell schwer zu beantworten. In der Public (echten) Cloud gibt es nur noch diese Lösung. On-premise und in der Private Cloud ergeben sich technisch einige neuen Herausforderungen. Zum Beispiel ändert sich die Art der Datenbeschaffung und es gibt keinen Formularkontext mehr, d.h. man muss in der Datenbeschaffung (Odata bzw. Gateway-Service) dafür sorgen die Adresse richtig aufzulösen, Textinhalte zu ermitteln und Bilddaten zu beschaffen. Und das alles hart codiert oder man baut sich selbst ein Customizing dafür. Mit SSP Forms haben wir die Fragmente durch sogenannte Layoutcontainer ersetzt. In einem Container werden z.B. Logo, Kopf- und Fußtexte gespeichert. Ein Container kann in mehreren Formularen wiederverwendet werden. So muss man bei inhaltlichen Änderungen nur an einer Stelle (im Container) Anpassungen vornehmen.“

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