Q&A Expert-Talk (Teil 1)

Am 31.03.2022 fand unser Expert-Talk zum Thema „SAPscript und Smartforms sind Auslaufmodelle und müssen modernisiert werden“ zusammen mit Helge Sanden statt. Während und auch nach dem Expert-Talk hatten Sie als Zuschauerinnen und Zuschauer die Möglichkeit, uns Ihre Fragen zu stellen. Da wir leider im Expert-Talk nicht die Zeit hatten, alle Fragen ausführlich zu beantworten, können Sie nachfolgend den ersten Teil der wichtigsten Fragen und Antworten nachlesen.

Umstieg auf S/4 HANA

1. „Wie sieht es mit dem Thema Adobe Forms mit S/4 HANA aus? Ab wann muss auf Adobe Forms umgestellt werden?“

Softway: „Unter S/4 HANA ist Adobe die gesetzte Technologie. Es besteht kein Zwang zur Umsetzung. Allerdings gibt es eine ganz klare Empfehlung nach Adobe Forms umzustellen. Nutzen Sie die Chance in Ihrem neuen SAP®-System mit einer aufgeräumten und optimierten, transparenten Formularwelt zu starten.“

2. „Bei der Migration von ECC in S/4 gibt es die CustomCode Prüfung. Inwieweit werden SAPscript und Smartforms hinsichtlich der Logiken in den Formularen und Druckprogramme geprüft, speziell die Z-Logiken. Die Frage zielt darauf ab, ob eine Umstellung auf Adobe vor, während oder nach der Migration auf S/4 sinnvoll ist.“

Softway: „Das Coding in den Druckprogrammen oder auch externe Performs werden natürlich in die Custom-Code-Prüfung einbezogen. Je nachdem kann es hier zu Aufwänden kommen. In der Regel ist dieser Aufwand aber nicht weltbewegend. Unsere Empfehlung ist trotzdem vor der S/4-Migration umzustellen. Eine S/4-Umstellung verursacht enormen Aufwand. In absehbarer Zeit wird man dann noch weniger Zeit für ein Formularprojekt haben. Deshalb am besten vorher auf die aktuelle Technologie Adobe Forms wechseln und sein Formularwesen auf den neusten Stand bringen.
Und die Empfehlung muss prinzipiell lauten: stellen Sie auf Adobe Forms um. SAPscript und Smartforms sind einfach etwas überholt und es wird immer schwieriger Knowhow-Träger zu finden.“

3. „Werden die Adobe Document-Services in zukünftigen S/4HANA-Releases weiterhin on-premise verfügbar sein oder eher noch in der Cloud? Werden reine Druckformulare (nicht interaktiv) in Zukunft kostenpflichtig sein?“

Softway: „Stand heute ist der ADS-Server on-premise verfügbar und soll laut unseren Informationen auch weiterhin verfügbar sein. Nach unserem heutigen Kenntnisstand sollen Adobe Formulare (nicht interaktiv) on-premise lizenzkostenfrei bleiben. Über weitere Zukunftspläne der SAP® können wir leider keine Aussage treffen. Hierzu und zu den Lizenzfragen sollten Sie sich direkt an die Kolleginnen und Kollegen der SAP® wenden.“

Unser Produkt SSP Forms

4. „Nutzen Sie für die Ablage von Grafiken in SAP® bei Adobe Forms noch die SE78 oder eine Alternative?"

Softway: „Mit der Verwendung unseres Produktes SSP Forms ist sowohl die Ablage der Grafiken mit der SE78 möglich, aber auch die Verwendung von Grafiken, die beispielsweise auf einem Applikationsserver liegen. Wichtig ist hier nur, dass dieser aus SAP® erreichbar ist. Auch unterschiedliche Formate sind möglich.“

5. „Wie gut ist nachvollziehbar, wo ein Formular verwendet wird bzw. ob es obsolet ist?“

Softway: „Mit der SAP®-Standardtransaktion TAANA kann die Tabelle NAST (Nachrichtenstatus) bequem ausgewertet werden. Diese Auswertung muss im Produktivsystem durchgeführt werden. Dies machen wir in unseren Projekten und Analyseworkshops gerne mit unseren Kunden im Vorfeld, um den Umfang der Umstellung zu bestimmen und eine Aufwandsschätzung durchführen zu können. Die Auswertung kann bequem als XLS gesichert werden, so dass anschließend Pivot Auswertungen in Excel durchgeführt werden können.“

6. „Eventuell könnte noch die Versionierung in Ihrem Produkt relevant sein?“

Softway: „Unter AdobeForms gibt es eine Versionsverwaltung. Das bringt natürlich eine gewisse Sicherheit auf einen älteren Stand zurückspringen können. In unserer Lösung SSP Forms haben wir noch mehr Features und Möglichkeiten, die die Auswirkungen von Änderungen verhindern bzw. immens reduzieren.“

Heidelberger Druckmaschinen: Von 800 auf 15 SAP®-Formulare

7. „Mit welcher Methodik wurden die 800 Formulare von Heidelberg analysiert und in Adobe / SSP überführt?“

Softway: „Beim Heidelberger Projekt handelte es sich um einen Rollout für vier Länder in Osteuropa, in denen SAP® neu eingeführt wurde. Das war die sogenannte erste Welle. Durch enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Fach-Abteilung wurde ein einheitliches Layout (CI) erarbeitet und pro Applikation (z.B. Auftrag, Rechnung, Lieferschein) ein Heidelberger Template gebaut. Diese Templates sind mittlerweile der Standard für neue Organisationseinheiten bzw. Länder. Spezielle Logiken wurden so gekapselt, dass wir sie auch für den Adobe Forms Output verwenden konnten. Dabei haben wir immer gegen Beispielbelege implementiert. Bei der zweiten Welle wurden weitere fünf Länder in Osteuropa auf Adobe Forms umgestellt. Dabei wurden dieselben Templates verwendet und punktuell durch Customizing länderspezifisch erweitert, z.B. durch Texte. Diese zweite Welle wurde fast ausschließlich von Mitarbeitern von Heidelberger umgesetzt. Softway war nur bei Fragen mit im Boot.“

8. „Wie lange hat die Umstellung bei Heidelberger gedauert?“

Softway: „Beim Projekt Heidelberger ging es grob um folgende Formulare: SD (Auftrag, Lieferschein, Rechnung), MM (Bestellung in verschieden Ausprägungen), FI (Mahnung, Zahlungsavis, Kontoauszug, Kassenquittung), CS (Service-Mitteilung und -Auftrag) und FSCM (Klärungsfall). Gerade im SD und MM waren komplexe Logiken mit eigenen Tabellen, wie Anzahlungen oder Variantenkonfiguration, zu implementieren. Die erste Welle hat ca. 1,5 Jahre gedauert. Da waren wir als Softway stark beteiligt. Wir sprechen hier von ca. 150-200 Personentagen um auf Adobe Forms und customizbare Formulare umzustellen. Die zweite Welle war dann wesentlich kürzer. Der Aufwand dafür lag bei ca. 30-40 Personentagen.“

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