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Digitale TransFORMation

So stellen Sie Ihr Formularwesen ideal auf!

Die Herausforderungen der Digitalisierung erreichen auch Ihr Formularwesen. Das Gute daran: Es entstehen dadurch ganz neue Möglichkeiten für Ihre SAP® Formulare.

Hans-Jürgen Pfister, Head of Sales Management (CSO)

Vom automatisierten Rechnungsaustausch bis hin zur Zentralisierung der Formular-Layouts. Die Herausforderungen der Digitalisierung erreichen auch Ihr Formularwesen. Dabei entstehen ganz neue Möglichkeiten für Ihre SAP® Formulare. Doch um davon profitieren zu können, müssen Sie diese erst einmal genau kennen. Prüfen Sie jetzt selbst Ihr Formularwesen auf Herz und Niere und finden Sie heraus, ob Sie die Vorzüge der digitalen Transformation in Ihrem SAP® Formularwesen bereits ideal ausschöpfen!

Automatisierter Datenabgleich dank elektronischer Rechnung

Der elektronische Rechnungsaustausch ist bereits seit dem 27. November 2020 für öffentliche Auftraggeber europaweit verpflichtend. Die elektronische Rechnung erlaubt es, Zahlungsinformationen nahtlos vom Rechnungssteller zum Empfänger auszutauschen. Besonders das ZUGFeRD-Format bietet dabei die größten Vorteile: Es erfüllt den europäischen Standard und setzt sich aus einer XML-Datei und einem PDF-Dokument zusammen. So kann Ihr Empfänger die Rechnung nicht nur nahtlos in sein System einspielen, sondern sie auch weiterhin mit bloßem Auge erfassen. Versenden Sie Ihre Rechnungen schon in diesem Format?

Achtung: Spam Verdacht!

Immer wieder werden Angebote, Bestellungen oder Rechnungen als E-Mail-Anhang aus dem SAP® mit der Standard-E-Mail-Funktion verschickt. Für Sie als Absender ist diese Methode auf den ersten Blick vor allem zeitsparend und einfach. Der Empfänger hingegen erhält eine E-Mail, die Spam-Verdacht hervorruft: Die personalisierte Anrede fehlt, der Betreff besteht meist aus einer Zahlenkombination und auch die Signatur der E-Mail wirkt unformatiert. Das führt nicht nur zu Unsicherheiten beim Öffnen der E-Mail, sondern verursacht auch, dass diese E-Mails teilweise ungewollt im Spam-Ordner landen.
Individualisieren Sie jetzt Ihren E-Mail-Versand aus SAP®, um die Zustellung auch für den Empfänger so einfach und sicher wie möglich zu machen.

Jetzt kann es jeder - customizen Sie Ihre Formulare

Selbst kleine Änderungen in Formularen müssen in der Regel ausschließlich von Formularentwicklern vorgenommen werden. Dabei handelt es sich oftmals um kleine Änderungen wie Tippfehler, Austauschen von Ansprechpartnern oder das Abändern der Fußzeile. Dabei kann es so viel einfacher und zeitsparender gehen: Mit dem Customizing Tool von SSP Forms können ab sofort Ihre Fachabteilungen selbst Formularänderungen vornehmen, ohne dabei ihre Programmierkünste unter Beweis stellen zu müssen.

Zentralisierung der Formular-Layouts – eines für alle!

Die Anzahl der Formulare ist über die Jahre oftmals ungewollt groß geworden. Die Formulare des Mutterkonzerns unterscheiden sich von der Tochtergesellschaft oder länderspezifische Richtlinien bilden die Ursache für individuelle Formularanforderungen. Und dennoch: Gewisse Inhaltselemente bleiben immer gleich. Nutzen Sie dies aus, indem Sie Ihre Layouts mehrfach einsetzen. So sparen Sie sich Zeit und Aufwand bei übergreifenden Änderungen.

Branding auf Ihren Formularen? Oh, ja!

Nutzen Sie schon jede Möglichkeit, um auf sich und Ihre Produkte aufmerksam zu machen? SAP® Formulare können nämlich noch viel mehr als nur Tabellen, Infoboxen und rechtliche Pflichtangaben. Haben Sie schonmal drüber nachgedacht, Ihre Rechnungen als Werbemittel einzusetzen? Wenn nicht, wird es jetzt Zeit! Integrieren Sie Werbebanner für Messen- oder Rabattaktionen auf den Formularen. Machen Sie auf Ihre Neuigkeiten aufmerksam. So positionieren Sie sich nicht nur modern, Sie sorgen auch dafür, dass Sie bei Ihren Empfängern im Gedächtnis bleiben. Gestalten Sie Ihre SAP® Formulare individuell, um sich von der Konkurrenz abzuheben!

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